Art. 615

Obowiązek przekazania dokumentacji do kontroli uprzedniej

1. Zamawiający, niezwłocznie po wydaniu przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty, albo po upływie terminu do wniesienia odwołania, a przed zawarciem umowy, przekazuje Prezesowi Urzędu, w formie pisemnej, kopię dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego, własnoręcznym podpisem, albo w formie elektronicznej, w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.

2. Zamawiający niezwłocznie informuje Prezesa Urzędu o wniesieniu odwołania lub skargi po przekazaniu dokumentacji do kontroli uprzedniej. Prezes Urzędu wstrzymuje wykonanie kontroli uprzedniej do czasu wydania przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, z uwzględnieniem art. 578 ust. 2.

3. Z uwzględnieniem art. 613 ust. 3, w przypadku udzielania zamówień w częściach, jeżeli wartość poszczególnych części zamówienia jest mniejsza niż kwoty, o których mowa w art. 613 ust. 2, Prezes Urzędu może odstąpić od przeprowadzenia kontroli uprzedniej, informując o tym zamawiającego niezwłocznie po otrzymaniu kopii dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

---

1. Obowiązek przekazania dokumentacji do kontroli uprzedniej. Art. 615 Pzp określa obowiązek przekazania przez zamawiającego Prezesowi Urzędu kopii dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty, o których mowa w art. 613 ust. 2 i 3 Pzp, przed zawarciem umowy z wykonawcą wyłonionym w wyniku jego przeprowadzenia. Obowiązek ten powstaje wraz z upływem terminu na wniesienie odwołania dotyczącego czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, a w przypadku wniesienia takiego odwołania wraz z wydaniem przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze. Obowiązek przekazania dokumentacji do kontroli uprzedniej nie dotyczy postępowań, w których nie doszło do wyboru oferty najkorzystniejszej, a więc przykładowo postępowania, które podlegały unieważnieniu. Obowiązek przekazania dokumentacji nie dotyczy zamówień obejmujących aspekty związane z innowacyjnością lub których przedmiotem jest produkt innowacyjny, o których stanowi art. 614 Pzp.

2. Forma przekazywanej dokumentacji. Datą wszczęcia kontroli uprzedniej jest dzień przekazania Prezesowi Urzędu kopii dokumentacji postępowania potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego lub przez osobę do tego upoważnioną. Zamawiający przekazuje kopię dokumentacji w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej, zachowując oryginał. Zgodnie z art. 603 ust. 3 Pzp Prezes Urzędu przeprowadza kontrolę w siedzibie Urzędu, z tym że kontrolę dotyczącą dokumentów zawierających informację niejawną, której nadano klauzulę „tajne” albo „ściśle tajne”, można przeprowadzić w siedzibie zamawiającego.

Dokumentacja postępowania może zostać przekazana przez zamawiającego na informatycznym nośniku danych lub przesłana na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu. Dokumenty do kontroli powinny zostać przekazane w postaci elektronicznych oryginałów lub kopii w postaci papierowej, które zostały potwierdzone za zgodność przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną – w formie papierowej z podpisem odręcznym lub w formie elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym.

Wszelkiego rodzaju udostępnienie dokumentacji on-line w jakiejkolwiek formie, np. poprzez wirtualne nośniki danych na chmurze publicznej lub prywatnej, serwisy składowania danych, tj. DropBox, GoogleDrive Cloud Storage jest niedopuszczalne z uwagi na brak przymiotu przekazania.

3. Zakres dokumentacji. Zgodnie z art. 71 ust. 1 Pzp zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół postępowania. Treść art. 73 ust. 1 Pzp wskazuje, że załączniki do protokołu postępowania stanowią oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia UPUE, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Ponadto zgodnie z art. 73 ust. 3 Pzp załącznik do protokołu postępowania stanowi informacja o zwrocie wykonawcom złożonych przez nich planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych i innych podobnych materiałów. Dokumentację postępowania stanowi zatem protokół postępowania wraz z wszystkimi załącznikami.

Z uwagi na fakt, iż na podstawie art. 605 ust. 3 Pzp Prezes Urzędu dokonuje ustalenia stanu faktycznego sprawy na podstawie całokształtu materiału zebranego w toku kontroli, w szczególności dokumentów związanych z postępowaniem, wyjaśnień kierownika zamawiającego i pracowników zamawiającego, opinii biegłych oraz wyjaśnień innych podmiotów, należy podkreślić, że przekazywana do kontroli dokumentacja postępowania powinna być kompletna, bowiem jedynie w oparciu o wszystkie dokumenty i niezbędne wyjaśnienia przekazane przez zamawiającego Prezes Urzędu jest w stanie przeprowadzić kontrolę pod kątem zgodności z przepisami Pzp. Od momentu otrzymania przez Prezesa Urzędu kompletnej dokumentacji rozpoczyna się bieg określonych w art. 616 ust. 3 Pzp terminów na doręczenie zamawiającemu informacji o wyniku kontroli uprzedniej.

4. Brak zawieszenia terminu związania ofertą. W porównaniu do art. 170 ust. 4 Pzp2004 Pzp nie zawiera przepisu stanowiącego, że wszczęcie kontroli uprzedniej zawiesza bieg terminu związania ofertą, co jest wynikiem wprowadzenia w Pzp możliwości dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty po upływie terminu związania ofertą na podstawie art. 252 ust. 2 Pzp, t po wyrażeniu przez wykonawcę, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

5. Wstrzymanie kontroli uprzedniej. Zamawiający ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Prezesa Urzędu o wniesieniu odwołania lub skargi na orzeczenie KIO po przekazaniu kopii dokumentacji postępowania w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej. Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku, kiedy zamawiający przekazuje kopię dokumentacji postępowania do kontroli uprzedniej po wyborze oferty najkorzystniejszej, zanim Izba wyda orzeczenie kończące postępowanie odwoławcze dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty lub przed upływem terminu do wniesienia odwołania, lub też w przypadku gdy odwołania dotyczące czynności wyboru najkorzystniejszej oferty wpłynęły pomimo upływu terminu do ich wniesienia. Po otrzymaniu informacji o wniesieniu odwołania Prezes Urzędu wstrzymuje wykonanie kontroli uprzedniej do czasu wydania przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, przy czym należy uwzględnić przepis art. 578 ust. 2 Pzp, zgodnie z którym KIO może uchylić zakaz zawarcia umowy, jeżeli:

1) niezawarcie umowy mogłoby spowodować negatywne skutki dla interesu publicznego, przewyższające korzyści związane z koniecznością ochrony wszystkich interesów, w odniesieniu do których zachodzi prawdopodobieństwo doznania uszczerbku w wyniku czynności podjętych przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

2) zamawiający uprawdopodobnił, że odwołanie wnoszone jest wyłącznie w celu uniemożliwienia zawarcia umowy.

Wznowienie kontroli uprzedniej przez Prezesa Urzędu następuje po wydaniu przez KIO orzeczenia kończącego postępowanie odwoławcze. Zamawiający ma obowiązek uzupełnienia dokumentacji postępowania będącego przedmiotem kontroli uprzedniej o kopię dokumentów i informacji dotyczących rozstrzygnięć zapadłych w wyniku rozpatrywania wniesionych przez wykonawców środków ochrony prawnej. Podkreślić należy, że pomimo obowiązku poinformowania Prezesa Urzędu zarówno o wpływie odwołania, jak również skargi na orzeczenie KIO, wstrzymanie wykonania kontroli uprzedniej nie następuje w wyniku wniesienia skargi na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.

6. Odstąpienie od kontroli uprzedniej. Prezes Urzędu może odstąpić od przeprowadzenia obligatoryjnej kontroli uprzedniej na podstawie art. 613 ust. 5 Pzp, tj. na wniosek instytucji zarządzającej, ale również w sytuacji, gdy zamówienie udzielane jest w częściach, a wartość części nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych i 10 000 000 euro dla dostaw lub usług. Treść art. 615 ust. 3 Pzp uwzględnia przepis art. 613 ust. 3 Pzp, co oznacza, że Prezes nie prowadzi kontroli, jeżeli wartość określona dla danej części jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 1 000 000 euro.

Przewidziana możliwość odstąpienia od przeprowadzenia kontroli uprzedniej nie zwalnia zamawiającego z określonego w art. 615 ust. 1 Pzp obowiązku przekazania Prezesowi Urzędu kopii dokumentacji.

Prezes Urzędu może odstąpić od podjęcia kontroli uprzedniej, informując o tym zamawiającego niezwłocznie po otrzymaniu kopii dokumentacji. Z uwagi na to, że postępowanie kontrolne prowadzone przez Prezesa Urzędu nie jest postępowaniem administracyjnym, do którego mają zastosowanie przepisy Kpa, odstąpienie od kontroli nie ma formy decyzji administracyjnej ani postanowienia.