Art. 616

Termin na sporządzenie kontroli uprzedniej, rola informacji o wyniku kontroli

1. Zakończeniem kontroli uprzedniej jest doręczenie zamawiającemu informacji o wyniku kontroli uprzedniej, zawierającej w szczególności:

1) określenie postępowania, które było przedmiotem kontroli uprzedniej;

2) informację o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku;

3) zalecenia pokontrolne, jeżeli w toku kontroli uprzedniej stwierdzono, że jest zasadne unieważnienie postępowania lub usunięcie stwierdzonych naruszeń.

2. W przypadku wniesienia zastrzeżeń, o których mowa w art. 617, zakończeniem kontroli uprzedniej jest doręczenie zamawiającemu informacji o ostatecznym rozpatrzeniu zastrzeżeń.

3. Doręczenie informacji o wyniku kontroli uprzedniej następuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia materiałów, o których mowa w art. 605 ust. 1, a w przypadku kontroli uprzedniej szczególnie skomplikowanej nie później niż w terminie 30 dni od dnia doręczenia materiałów, o których mowa w art. 605 ust. 1.

4. Do czasu doręczenia informacji, o której mowa w ust. 1, nie można zawrzeć umowy.

5. Kierownik zamawiającego, na wniosek Prezesa Urzędu, pisemnie informuje o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.

---

1. Rola informacji o wyniku kontroli. Informacja o wyniku kontroli sporządzana jest przez Prezesa Urzędu po przeprowadzeniu wszelkich czynności związanych z kontrolą uprzednią. Wynik kontroli jest zatem oceną działań zamawiającego ze wskazaniem naruszeń przepisów Pzp i oczekiwanych działaniach zamawiającego zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych naruszeń prawa¹⁰. Należy również mieć na uwadze, że kontroli podlega nie tylko działanie zamawiającego, ale również zaniechanie działania, które oceniane jest przez pryzmat zgodności z przepisami Pzp.

2. Termin i charakter kontroli uprzedniej. Zgodnie z art. 616 ust. 3 Pzp kontrola uprzednia nie może trwać dłużej niż 14 dni od dnia przekazania materiałów określonych w art. 605 ust. 1 Pzp, a w przypadku kontroli szczególnie skomplikowanej termin kontroli upływa nie później niż w przeciągu 30 dni od dnia doręczenia materiałów wyszczególnionych w art. 605 ust. 1 Pzp. W art. 605 ust. 1 Pzp jest mowa o wszelkich instrumentach możliwych do wykorzystania w celu możliwie najwierniejszego ustalenia stanu faktycznego i dokonania oceny zgodności kontrolowanych czynności z przepisami Pzp, tj. o dokumentacji postępowania, wyjaśnieniach oraz opiniach biegłych. Terminy zakończenia kontroli posiadają charakter instrukcyjny, w związku z tym ich przekroczenie nie wywiera ujemnych konsekwencji. W toku kontroli uprzedniej Prezes Urzędu decyduje, czy dana kontrola posiada charakter szczególnie skomplikowany. Opierając się na treści art. 605 ust. 3 Pzp, stan faktyczny sprawy ustala się na podstawie całokształtu materiału zebranego w toku kontroli, w szczególności opinii biegłych, w związku z tym na podstawie art. 605 ust. 1 pkt 3 Pzp Prezes Urzędu, prowadząc kontrolę, może zasięgnąć opinii biegłego, jeżeli ustalenie lub ocena stanu faktycznego sprawy lub dokonanie innych czynności kontrolnych wymaga wiadomości specjalnych. Mając na uwadze powyższe regulacje, Prezes Urzędu może uznać charakter kontroli za szczególnie skomplikowany, w szczególności w przypadku gdy w toku kontroli stwierdzi, iż konieczne jest uzyskanie wiadomości specjalnych. Ponadto kontrola uprzednia może przybrać charakter szczególnie skomplikowany również wówczas, gdy dokumentacja przedłożona do kontroli jest obszerna. Prezes Urzędu zobligowany jest w terminie 14 dni od doręczenia dokumentacji postępowania zawiadomić zamawiającego o szczególnie skomplikowanym charakterze kontroli. Jednocześnie podkreślić trzeba, że sporządzona w toku kontroli uprzedniej opinia biegłego nie stanowi załącznika do informacji o wyniku kontroli, jest natomiast wykorzystywana do jej sporządzenia, w praktyce najczęściej jest cytowana w treści dokumentu kończącego postępowanie kontrolne w zakresie niezbędnym dla uzasadnienia podejmowanego stanowiska.

3. Elementy informacji o wyniku kontroli. Informacja o wyniku kontroli zawiera następujące elementy: nazwę i adres zamawiającego, rodzaj zamówienia, określenie postępowania, które było przedmiotem kontroli, tryb postępowania, datę wszczęcia postępowania, numer ogłoszenia o zamówieniu, wartość zamówienia, program europejski, z którego został dofinansowany przedmiot zamówienia, informację o stwierdzonych naruszeniach lub ich braku, zalecenia pokontrolne. W zależności od ustaleń podjętych w toku postępowania kontrolnego w informacji o wyniku kontroli Prezes Urzędu stwierdza, że w postępowaniu nie doszło do naruszenia przepisów Pzp albo że zamawiający naruszył przepisy Pzp, z tym jednak, że w tym przypadku określa się, czy naruszenia te miały wpływ na wynik postępowania. Jeżeli taki wpływ miał miejsce, formułuje się zalecenia pokontrolne.

4. Zalecenia pokontrolne. Zasadne wydaje się przyjęcie, że zalecenia pokontrolne nie posiadają władczego charakteru¹¹. W zależności od stanu faktycznego sprawy istota zaleceń pokontrolnych sprowadza się do zobowiązania zamawiającego do usunięcia stwierdzonych niezgodności z Pzp. W skrajnych przypadkach, gdy usunięcie skutków naruszeń nie jest wykonalne w toku kontrolowanego postępowania, zalecenie pokontrolne obejmuje unieważnienie części bądź całego postępowania. Prezes Urzędu wydaje zalecenie unieważnienia postępowania w szczególności w przypadku, gdy naruszenie przepisów Pzp skutkuje zawarciem podlegającej unieważnieniu umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, a ich usunięcie przed zawarciem umowy jest niemożliwe.

5. Informacja o wykonaniu zaleceń. Prezes Urzędu może żądać od kierownika zamawiającego pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. Kierownik zamawiającego do pisemnej odpowiedzi na taki wniosek zobowiązany jest dołączyć wszelkie dokumenty zamówienia powstałe w wyniku wykonania tych zaleceń i dowody na ich zrealizowanie. Prezes Urzędu po przeprowadzeniu analizy czynności dokonanych przez zamawiającego w wyniku wykonania zaleceń sporządza protokół z wykonania zaleceń pokontrolnych przez zamawiającego i przekazuje informację o wyniku wykonania przez zamawiającego zaleceń pokontrolnych. W przypadku nieprawidłowości związanych z wykonaniem zaleceń pokontrolnych Prezes Urzędu może wskazać te nieprawidłowości zamawiającemu.

6. Zakończenie kontroli uprzedniej. Zakończeniem kontroli uprzedniej jest doręczenie zamawiającemu informacji o wyniku kontroli. W przypadku wniesienia przez zamawiającego zastrzeżeń od wyniku kontroli zakończeniem kontroli uprzedniej jest doręczenie informacji o ostatecznym rozpatrzeniu tych zastrzeżeń zamawiającemu (art. 616 ust. 2 Pzp; szerzej patrz komentarz do art. 617 Pzp).

7. Zakaz zawarcia umowy. Ustawodawca w art. 616 ust. 4 Pzp wskazał, iż do czasu doręczenia informacji o wyniku kontroli uprzedniej zamawiający nie może zawrzeć umowy. Zakaz ten sprzyja realizacji podstawowego celu kontroli uprzedniej, to jest usunięciu wszelkich istotnych nieprawidłowości przed udzieleniem zamówienia.

---

¹⁰ H. Nowicki, Kontrola uprzednia realizowana przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, [w:] E. Adamowicz, J. Sadowy [red.], Zamówienia publiczne jako instrument sprawnego wykorzystania środków unijnych, Gdańsk–Warszawa 2012, s. 221

¹¹ H. Nowicki, op. cit., s. 222