Art. 71

Obowiązek sporządzania protokołu postępowania

1. Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół postępowania.

2. Protokołu postępowania nie sporządza się w przypadku, gdy zamówienia udziela się na warunkach określonych w umowie ramowej zawartej z jednym wykonawcą lub z kilkoma wykonawcami, bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.

---

1. Funkcja protokołu postępowania. Protokół postępowania jest dokumentem służącym w szczególności zapewnieniu przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W protokole zawarte powinny być wszystkie istotne informacje dotyczące tego postępowania, w szczególności uzasadnienie dla decyzji istotnych dla przebiegu postępowania. Protokół prowadzi zamawiający, dokumentując przebieg tego postępowania. Oznacza to, że obowiązek prowadzenia protokołu powstaje z chwilą wszczęcia postępowania, a kończy się z chwilą zakończenia tego postępowania, niezależnie od tego, że treść protokołu odnosi się także do informacji sprzed wszczęcia postępowania, np. związanych z osobami zaangażowanymi w przygotowanie dokumentów zamówienia czy przebiegiem dialogu technicznego. Dokumentowanie przebiegu postępowania oznacza zarówno sporządzanie protokołu, jak i gromadzenie dokumentacji związanej z tym postępowaniem w postaci załączników do protokołu. Natomiast sporządzanie protokołu w toku postępowania oznacza, że protokół powinien być prowadzony w miarę możliwości na bieżąco, w tym uzupełniony o informacje dotyczące etapu sprzed wszczęcia postępowania.

2. Protokół a sposób komunikacji w postępowaniu. Obowiązek prowadzenia protokołu postępowania powstaje bez względu na przyjęty w tym postępowaniu sposób komunikowania się, a więc zarówno w przypadku, gdy postępowanie jest prowadzone przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i wówczas, gdy zaistnieją wyjątki od obowiązku ich stosowania. Treść komunikacji ustnej między zamawiającym a wykonawcami, zwłaszcza przebieg negocjacji lub dialogu, powinna być udokumentowana (por. art. 61. ust. 2 Pzp), co oznacza, że informacje takie powinny stanowić załącznik do protokołu. Dokumentowanie komunikacji w postępowaniu powinno być prowadzone pisemnie, jakkolwiek nic nie stoi na przeszkodzie, aby było poparte dodatkowo nagraniem dźwiękowym, stanowiącym również załącznik do protokołu.

3. Postać protokołu. Pzp nie stawia określonych wymagań co do postaci, w jakiej protokół ma być prowadzony. Protokół nie jest elementem komunikacji zamawiającego z wykonawcami, więc nie jest objęty obowiązkiem elektronizacji. Protokół może być sporządzany zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej albo przy połączeniu tych dwóch postaci.

4. Obowiązek sporządzania protokołu. Obowiązek sporządzania protokołu powstaje, jeżeli postępowanie prowadzone jest w oparciu o przepisy Pzp, bez względu na tryb i bez względu na wartość takiego postępowania. Protokół sporządza się według wzorów określonych rozporządzeniem w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wydanym na podstawie art. 80 Pzp.