Art. 83

Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego publicznego

1. Zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.

2. Analiza, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności:

1) badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych;

2) rozeznanie rynku:

a) w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,

b) w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.

3. Analiza, o której mowa w ust. 1, wskazuje:

1) orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b;

2) możliwość podziału zamówienia na części;

3) przewidywany tryb udzielenia zamówienia;

4) możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;

5) ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

4. Zamawiający publiczny może odstąpić od dokonania analizy potrzeb i wymagań, w przypadku gdy zachodzi podstawa udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, o której mowa w art. 209 ust. 1 pkt 4, lub w trybie zamówienia z wolnej ręki, o której mowa w art. 214 ust. 1 pkt 5.

---

1. Uwaga ogólna. Omawiany przepis wprowadza do systemu zamówień publicznych nową instytucję – analizę potrzeb i wymagań. Jest to narzędzie zarządcze zamawiającego, które służy również realizacji zasady efektywności. Na etapie przygotowania postępowania stanowi zebranie informacji na temat potrzeb i wymagań zamawiającego, jakie mają być zaspokojone, i zarazem próbę odpowiedzi, jak te potrzeby i wymagania najlepiej, najskuteczniej i najefektywniej zaspokoić. Ponadto na etapie ewaluacji zamówienia lub na etapie przygotowania do kolejnego podobnego zamówienia wespół z raportem z realizacji zamówienia (art. 446 Pzp) stanowią cenne dokumenty pomocne przy planowaniu i realizacji kolejnych zamówień.

2. Podmioty zobowiązane. Pzp przewiduje, że do sporządzenia analizy potrzeb i wymagań zobowiązani są zamawiający publiczni, a więc zamawiający wymienieni w art. 4 Pzp. W przypadku zamówień centralnych, stosownie do treści art. 44 ust. 1 Pzp, podmiotem udzielającym zamówienia, a w konsekwencji zobowiązanym do przygotowania analizy potrzeb i wymagań, jest zamawiający centralny. W świetle art. 44 ust. 5 Pzp zamawiający centralny odpowiada również za zgodność z ustawą podejmowanych przez siebie czynności związanych z wykonywaniem zadań, o których mowa w art. 44 ust. 1 Pzp.

W odniesieniu do zamówienia udzielanego wspólnie na podstawie art. 38 Pzp wskazać należy, iż określenie podmiotu lub podmiotów zobowiązanych do przygotowania analizy potrzeb i wymagań zdeterminowane jest przyjętym przez zamawiających sposobem procedowania. W pierwszej kolejności wskazać należy, iż w przypadku zamówień wspólnych zamawiającymi udzielającymi zamówienia są de facto wszyscy zamawiający działający wspólnie w celu nabycia określonego rodzaju dostaw, usług lub robót budowlanych. Tym samym analiza potrzeb i wymagań przygotowywana przed wszczęciem postępowania powinna zostać przygotowana co do zasady przy współpracy wszystkich zamawiających działających wspólnie. W przypadku natomiast, gdy zamawiający działający wspólnie w drodze porozumienia decydują się na powierzenie przygotowania i przeprowadzenia postępowania jednemu z nich, zamawiający ten działa w imieniu i na rzecz wszystkich zamawiających jako ich pełnomocnik, a zatem jest uprawniony do sporządzenia analizy potrzeb i wymagań w ramach umocowania, o którym mowa w art. 38 ust. 3 Pzp, w imieniu i na rzecz wszystkich zamawiających. Jeżeli natomiast postępowanie o udzielenie zamówienia realizowane jest w częściach w taki sposób, iż nie jest ono w całości przygotowywane i prowadzone w imieniu i na rzecz wszystkich zamawiających (por. art. 38 ust. 4 Pzp), analiza potrzeb i wymagań przygotowywana jest przez poszczególnych zamawiających, którzy przygotowują i prowadzą postępowanie w swoim imieniu i na swoją rzecz w zakresie, jaki odpowiada poszczególnym częściom zamówienia. Równocześnie poprzez usytuowanie przepisu w dziale II Pzp zatytułowanym „Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne” analiza dotyczy tylko zamówień o takiej wartości. Nie ma przeszkód, by analiza była sporządzana fakultatywnie dla zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne lub przez innych zamawiających.

3. Zawartość analizy. Ustawodawca wskazał, że zamawiający, dokonując analizy potrzeb i wymagań, powinien uwzględnić rodzaj i wartość zamówienia. Analiza nie powinna zatem w sposób automatyczny powielać innych lub poprzednich analiz, ale powinna być zindywidualizowana ze względu na potrzebę, która ma być zaspokojona, wymagania z nią związane, ryzyka realizacyjne oraz specyficzne potrzeby zamawiającego. Ustawodawca nie przesądził zawartości analizy, wskazując jedynie na minimalny jej zakres. Podobnie ustawodawca nie przesądził, jak bardzo rozbudowana ma być analiza. W niektórych sytuacjach wystarczająca będzie prosta jednostronicowa analiza, w innym przypadku analiza NPV¹ (np. dla decyzji o zakupie czy najmie urządzeń drukujących), w innych zaś analiza wielokryterialna czy wręcz studia techniczno-finansowe (skomplikowane projekty infrastrukturalne). Nie ma żadnych przeszkód, by przy analizie wykorzystać informacje z innych dokumentów zarządczych, planistycznych czy projektowych (studia wykonalności). Nie ma też przeszkód, by analiza składała się z kilku odrębnych lub kilku przywołanych, referencyjnych dokumentów. Odnosząc się do zawartości merytorycznej analizy, należy wskazać, że dla zapewnienia jej minimalnej treści zamawiający powinien:

1) zbadać możliwość zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych,

2) dokonać rozeznania rynku w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,

3) wskazać możliwe warianty realizacji zamówienia albo wskazać, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia,

4) wskazać orientacyjną wartość zamówienia (a nie wartość zamówienia) dla każdego z wariantów z pkt 3,

5) wskazać możliwość podziału zamówienia na części,

6) wskazać przewidywany tryb udzielenia zamówienia,

7) wskazać możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia,

8) wskazać ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

Uwzględniając powyższe, dzięki analizie zamawiający powinien uzyskać niezbędne informacje do podjęcia decyzji, czy w ogóle zamówienie publiczne jest właściwym narzędziem do zaspokojenia jego potrzeby. Jeżeli uzyskana odpowiedź będzie pozytywna, to analiza ma następnie m.in. dać odpowiedzi, w jakim trybie przeprowadzić zamówienie, czy efektywne będzie jego podzielenie oraz czy w zamówieniu jest możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych. W analizie powinny być również wskazane ryzyka związane z samym postępowaniem i następnie realizacją zamówienia. W wyniku takiej analizy dla zaspokojenia niektórych potrzeb gminnych zasadnym może być np. rozważenie powołania komunalnej jednostki organizacyjnej lub ustanowienia partnerstwa publiczno-prywatnego, natomiast dla zaspokojenia danej potrzeby urzędu centralnego zasadnym może być udzielenie zamówienia publicznego. Podkreślenia wymaga po raz kolejny, że analiza jest dokumentem zarządczym zamawiającego i stopień jej szczegółowości zależeć będzie od konkretnej potrzeby i związanego z nią zamówienia. Dokument ma przede wszystkim służyć zamawiającemu.

4. Termin sporządzenia analizy. Ustawodawca, inaczej niż to ma miejsce przy szacowaniu wartości zamówienia, nie określił terminu na sporządzenie analizy. Jest to bardzo ważne, ponieważ przy studiach wykonalności, czy złożonych analizach dla skomplikowanych inwestycji dofinansowywanych ze środków unijnych, obejmujących czasem jeszcze zagadnienia środowiskowe czy zabytkowe, może się nie dać określić sztywnych ram czasowych takiej analizy. Ważne jest, by był to dokument aktualny i co do zasady przygotowany przed ustaleniem wartości zamówienia lub opisem przedmiotu zamówienia.

5. Odstąpienie od obowiązku sporządzenia analizy. W przypadku zachodzenia przesłanek udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia ze względu na pilną potrzebę (art. 209 ust. 1 pkt 4 Pzp) lub w trybie zamówienia z wolnej ręki ze względu na konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia (art. 214 ust. 1 pkt 5 Pzp) można odstąpić od sporządzenia analizy. Uzasadnienie dla tego wyjątku wynika z samej jego istoty, tj. konieczności pilnego czy natychmiastowego udzielenia zamówienia. W takich sytuacjach jest oczywistym, że sporządzanie analizy nie powinno w żaden sposób opóźniać konieczności udzielenia zamówienia.

6. Uwagi końcowe. Ustawodawca nie przesądził, iż analiza stanowi część protokołu lub załącznik do protokołu z postępowania (zob. art. 72 i 73 Pzp), wobec czego do decyzji zamawiających pozostawiony został sposób przechowywania i procedowania ze sporządzoną analizą (z uwzględnieniem właściwych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych).

---

¹ Analiza Net Present Value (Wartość Bieżąca Netto)