Art. 358

Przechowywanie, udostępnianie i zwrot dokumentacji konkursu

1. Zamawiający przechowuje dokumentację konkursu przez okres 4 lat od dnia ustalenia wyników konkursu w postaci, w jakiej została ona sporządzona lub przekazana, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność i możliwość odczytania.

2. Zamawiający, na wniosek uczestników konkursu, których prace konkursowe nie zostały nagrodzone, zwraca złożone przez nich prace konkursowe.

3. Zamawiający, na wniosek uczestników konkursu, zwraca złożone przez nich opracowania studialne, z wyjątkiem opracowania studialnego, na podstawie którego dokonano wyboru pracy konkursowej.

4. Prace konkursowe, które nie zostały nagrodzone, oraz opracowania studialne nie podlegają udostępnianiu.

5. Przepisy art. 74 ust. 3 i 4, art. 75, art. 76, art. 78 ust. 2 oraz art. 79 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

---

1. Dokumentacja konkursu. Na zamawiającym ciąży obowiązek dokumentowania przebiegu konkursu. Na dokumentację konkursu, o jakiej mowa w przepisie, składają się dokumenty wytworzone przez zamawiającego w związku z przygotowaniem lub przeprowadzeniem konkursu. Dokumentację konkursu stanowią także oświadczenia i dokumenty przekazywane przez uczestników konkursu, z zastrzeżeniem tych dokumentów i oświadczeń, które na podstawie wniosku uczestnika zostały uczestnikowi zwrócone. Obligatoryjnym elementem dokumentacji konkursu jest protokół sądu konkursowego, o którym mowa w art. 349 Pzp. Ustawa nie przewiduje, ażeby zamawiający sporządzał odrębny dokument mający charakter sprawozdawczy, tak jak ma to miejsce w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający przechowuje dokumentację konkursu przez 4 lata od dnia ustalenia wyników konkursu, tj. od dnia, w którym nastąpiło zatwierdzenie rozstrzygnięcia konkursu lub jego unieważnienia.

2. Zwrot prac konkursowych i opracowań studialnych. Prace konkursowe i opracowania studialne stają się częścią dokumentacji konkursu w takim zakresie, w jakim uczestnik konkursu, który je złożył, nie zażąda ich zwrotu. Jeżeli praca konkursowa lub opracowanie mają postać elektroniczną, zwrot takich prac i opracowań wiąże się z koniecznością usunięcia wszystkich dokumentów elektronicznych zawierających te prace i opracowania ze środowiska zamawiającego. Nie zwraca się prac konkursowych nagrodzonych i opracowań studialnych, które prowadziły do sporządzenia takich prac. Wnioski uczestników konkursu w przedmiocie zwrotu ich prac lub opracowań są elementem dokumentacji konkursu.

3. Udostępnianie prac konkursowych i opracowań studialnych. Przepis wprowadza regułę nieudostępniania prac konkursowych, co wynika z konieczności zabezpieczenia praw autorskich przynależnych autorom tych prac i oddala groźbę ich bezprawnego kopiowania (przetwarzania) przez podmioty do tego nieuprawnione. Przepis stanowi regulację wyłączającą w odniesieniu do tych prac zasadę jawności. Prace nienagrodzone nie są udostępniane na żadnym etapie prowadzonego postępowania ani po jego zakończeniu. W odniesieniu do opracowań studialnych – opracowania takie nie podlegają udostępnieniu, z zastrzeżeniem art. 328 ust. 3 Pzp, dotyczącego opracowań studialnych, na podstawie których wykonano nagrodzone prace konkursowe.

4. Odesłania do innych przepisów. Art. 358 ust. 5 Pzp odwołuje się do niektórych przepisów rozdziału 8 działu I – Przepisy ogólne w zakresie dokumentowania postępowania. Przepisy art. 74 ust. 3 i 4 Pzp, art. 75 i 76 Pzp dotyczą konieczności uwzględniania w konkursie regulacji dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Art. 78 ust. 2 Pzp dotyczy sposobu przechowywania dokumentacji elektronicznej w okolicznościach, gdy postępowanie prowadzone jest na platformie teleinformatycznej nienależącej do zamawiającego. Art. 79 ust. 2 Pzp nakazuje natomiast dokumentować wszelkie istotne czynności podejmowane przez zamawiającego w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Wszystkie te przepisy znajdą „odpowiednie” zastosowanie w konkursie. Oznacza to, że użyte w nich zwroty: „protokół postępowania wraz z załącznikami” czy „postępowanie o udzielenie zamówienia” na gruncie konkursu należy rozumieć jako „dokumentację konkursu” czy „konkurs” lub „procedurę konkursu”.