Art. 78

Okres oraz sposób przechowywania protokołu z załącznikami

1. Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

2. W przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o narzędzia i urządzenia komunikacji elektronicznej udostępniane przez inny podmiot, zamawiający może powierzyć mu przechowywanie protokołu postępowania i załączników do tego protokołu w jego systemie teleinformatycznym, pod warunkiem przekazania zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem.

3. Sposób przechowywania oraz przekazywania w przypadku, o którym mowa w ust. 2, umożliwia odczytanie przechowywanych i przekazywanych dokumentów.

4. Jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

---

1. Przechowywanie protokołu. Okres 4 lat, przez który zamawiający ma obowiązek przechowywania protokołu postępowania wraz z załącznikami, rozpoczyna się od dnia zakończenia postępowania, a więc od dnia unieważnienia postępowania albo od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 254 Pzp). Nie ma przy tym zakazu przedłużania przechowywania protokołu wraz z załącznikami ponad okres 4 lat. Istotą przechowywania protokołu w sposób zapewniający jego nienaruszalność jest to, by był on przechowywany w taki sposób, aby nie było możliwe wprowadzanie w jego treści zmian. Nie chodzi o zaplombowanie protokołu lub wprowadzenie innych zabezpieczeń uniemożliwiających wgląd do protokołu chociażby z uwagi na jawność protokołu i konieczność udostępniania jego treści na żądanie. Pzp nie precyzuje, jakie środki mają służyć zapewnieniu nienaruszalności protokołu postępowania, ponieważ z racji tego, że protokół może być prowadzony zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej środki te będą mogły mieć różny charakter, dostosowany do organizacji zamawiającego. Pzp nie nakazuje zamawiającemu przechowywania protokołu w jego siedzibie, jakkolwiek w wielu przypadkach jest to uzasadnione względami organizacyjnymi. Jeżeli zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przy użyciu narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są udostępniane przez inny podmiot, np. w ramach usługi komercyjnego udostępniania platformy zakupowej, istnieje możliwość powierzenia przechowywania protokołu postępowania i załączników do protokołu w systemie teleinformatycznym, w którym prowadzone było postępowanie (oczywiście dotyczy to tylko załączników w postaci elektronicznej). Warunkiem przechowywania protokołu z załącznikami przez podmiot trzeci jest jednak przekazanie przez ten podmiot zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich przechowywanych w ten sposób informacji i dokumentów związanych z postępowaniem. Ważne jest przy tym, by przekazana kopia dokumentacji była możliwa do odczytania przez zamawiającego. Ponieważ warunkiem koniecznym przekazania kopii dokumentacji jest możliwość jej odczytania przez zamawiającego, pliki zawarte w przekazywanej kopii dokumentacji nie tylko nie mogą być uszkodzone, ale muszą być przekazane w odpowiednich formatach umożliwiających odczytanie, przy zachowaniu kompletności dokumentacji. Przekazanie zamawiającemu kopii dokumentacji postępowania stanowi z jednej strony zabezpieczenie dla zamawiającego jako podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie protokołu postępowania wraz z załącznikami przez okres minimum 4 lat, a z drugiej strony stanowi ułatwienie w przypadku potrzeby okazania dokumentów postępowania, np. w przypadku kontroli. Z § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wynika, że zamawiający powinien zapewnić przechowywanie dokumentacji postępowania, w tym protokołu postępowania i załączników do protokołu postępowania tak, aby przez cały okres jej przechowywania miał on bieżący dostęp do kompletnej dokumentacji. Ma to na celu nie tylko umożliwienie zamawiającemu niezwłocznego udostępnienia tej dokumentacji na wniosek, ale również umożliwienie odtworzenia, w sposób niebudzący wątpliwości, chronologicznego ciągu czynności i zdarzeń związanych z danym postępowaniem, w tym istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.

Zamawiający jest zobowiązany do przechowywania protokołu postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy, jeżeli okres, na który umowa została zawarta przekracza 4 lata.

2. Przepisy archiwizacyjne. Przechowywanie protokołu postępowania wraz z załącznikami podlega we właściwym zakresie regulacjom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz odpowiednim aktom wykonawczym, a także przepisom wewnętrznym dotyczącym prowadzenia archiwum zakładowego. Jednak określone tymi przepisami zasady ogólne mają tylko wtedy zastosowanie, jeżeli przepisy Pzp (w tym art. 78 Pzp i art. 79 Pzp) nie stanowią inaczej. Regulacje Pzp oraz aktów wykonawczych do tej ustawy należy traktować w tym zakresie jako przepisy szczególne.