Art. 79

Przechowywanie dokumentacji w oryginalnej postaci i formacie

1. Wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne składane lub wykorzystywane dla celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, a także przeprowadzanych wstępnych konsultacji rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu postępowania, są przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane.

2. Zamawiający dokumentuje wszystkie istotne czynności oraz inne istotne zdarzenia w postępowaniu w zakresie komunikacji z wykonawcami oraz innymi podmiotami, a także w związku z udostępnianiem protokołu postępowania.

---

1. Przechowywanie dokumentów stanowiących załączniki do protokołu postępowania. Obowiązek przechowywania przez zamawiającego wszystkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub wykorzystywanych dla celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, stanowiących załączniki do protokołu postępowania, w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane, ma służyć możliwie wiernemu udokumentowaniu wszelkich czynności podejmowanych w postępowaniu i na etapie jego przygotowania. Pzp nakłada na zamawiającego obowiązek zabezpieczenia protokołu przed jakąkolwiek ingerencją w treść tych dokumentów.

2. Dokumentowanie czynności i zdarzeń. Dokumentowanie wszystkich istotnych czynności oraz istotnych zdarzeń w postępowaniu w zakresie komunikacji z wykonawcami oraz innymi podmiotami, a także w związku z udostępnianiem protokołu postępowania, ma na celu zapewnienie przejrzystości postępowania i umożliwienie prześledzenia toku tego postępowania, a następnie dokumentowania zapewnienia przez zamawiającego jawności protokołu.

Z § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wynika, że zamawiający ma obowiązek dokumentowania czynności i zdarzeń związanych z danym zamówieniem publicznym lub umową ramową w sposób uporządkowany tak, aby było możliwe odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów tego postępowania oraz istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.

Z art. 79 ust. 2 Pzp wynika również wyraźny obowiązek dokumentowania czynności udostępniania protokołu postępowania. Oznacza to przynajmniej odnotowanie informacji, komu i kiedy protokół wraz z załącznikami został udostępniony. Warto przypomnieć, że w odniesieniu do niektórych informacji dostęp jest ograniczony podmiotowo (możliwy tylko dla wykonawców lub ich przedstawicieli), co wymaga potwierdzenia tożsamości występującego o dostęp, a także czasowo – tylko do upływu terminu korzystania ze środków ochrony prawnej (por. art. 18 ust. 6 Pzp).