Art. 63

Forma wniosku, oferty, pracy konkursowej i oświadczenia z art. 125 Pzp

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

---

1. Forma składanych ofert. Ustawodawca określił, że oferty pod rygorem nieważności składa się w formie elektronicznej. W postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne obok formy elektronicznej dopuszczona została również postać elektroniczna opatrzona podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Pisemność, forma pisemna, forma elektroniczna. Definicja pisemności jest uregulowana w art. 7 pkt 16 Pzp. Przez pisemność należy rozumieć sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Natomiast formę pisemną należy zdefiniować poprzez odesłanie z art. 8 ust. 1 Pzp do stosowania Kc w zakresie czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych. Z art. 78 § 1 zd. pierwsze Kc wynika zatem, że dla zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W art. 781 § 1 Kc określono odrębnie formę elektroniczną czynności prawnej, stanowiąc, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ustawodawca przesądził w Kc o odrębności elektronicznej formy czynności prawnej od pisemnej.

3. Ekwiwalentność formy pisemnej i elektronicznej. Ustawodawca zrównał złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej ze złożeniem oświadczenia woli w formie pisemnej (art. 781 § 2 Kc).

Na uwagę jednak zasługuje fakt, że ekwiwalentność formy pisemnej i elektronicznej nie ma charakteru wzajemnego, Kc nie zrównuje oświadczenia woli złożonego w formie pisemnej z oświadczeniem woli złożonym w formie elektronicznej.

4. Podpis w elektronicznej komunikacji. Do dokumentów innych niż określone w art. 63 Pzp nie ma obowiązku stosowania rodzajów podpisu wymienionych w art. 63 Pzp pod rygorem nieważności. Cała prowadzona po stronie zamawiającego dokumentacja postępowania i dokumenty, takie jak protokół z postępowania, wezwania do uzupełnienia czy wyjaśnienia dokumentów, nie wymagają określonej kwalifikowanej formy.

Zgodnie z art. 73 Kc zastrzeżenie formy elektronicznej w ustawie powoduje nieważność czynności dokonanej bez zachowania zastrzeżonej formy tylko i wyłącznie wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

Pod rygorem nieważności w formie elektronicznej w postępowaniach dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne składa się więc oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosek stosowany w zamówieniach sektorowych, o którym mowa w art 371 ust 3 Pzp oraz JEDZ.

W postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne dla ofert i wniosków oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa art 125 ust. 1 Pzp, również wprowadzono rygor nieważności w zakresie formy ich złożenia. Zgodnie z art. 63 ust. 2 Pzp złożenie następuje pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (dokument w postaci elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5. Nieważność czynności prawnej. Dokonanie czynności bez zachowania wymogu formy zastrzeżonej przez ustawę pod rygorem nieważności stanowi wadę tej czynności prawnej, która polega na niewywołaniu przez czynność zamierzonych skutków prawnych związanych z jej dokonaniem (nieważność bezwzględna). Tym samym niepodpisanie oferty lub wniosku w wymaganej formie lub nieprawidłowe złożenie podpisu pod ofertą lub wnioskiem spowoduje w konsekwencji, że odpowiednio oferta lub wniosek podlegają odrzuceniu na podst. art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp.

Żeby złożenie oferty lub wniosku mogło być uznane za skuteczne, wymaga od wykonawcy przekazania zamawiającemu pliku (dokumentu elektronicznego) zawierającego ofertę wraz z właściwym podpisem elektronicznym, który został złożony przed zaszyfrowaniem oferty. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy będzie to podpis wewnętrzny, czy zewnętrzny. Dopuszczalne jest również, aby wykonawca przekazał zamawiającemu swoją ofertę w tzw. „paczce” dokumentów elektronicznych (tj. w skompresowanym archiwum dokumentów elektronicznych, które najczęściej zapisane jest w formacie ZIP) wraz z właściwym podpisem elektronicznym dołączonym jako plik podpisu do „paczki” dokumentów elektronicznych przed jej zaszyfrowaniem. Powyższe jest zgodne z § 8 rozporządzenia w sprawie środków komunikacji elektronicznej, który stanowi, że w przypadku przekazywania w postępowaniu lub konkursie dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Podpisy elektroniczne bowiem stosuje się zarówno do pojedynczych dokumentów elektronicznych, jak i paczek dokumentów elektronicznych. Właściwy podpis elektroniczny, którym opatrzono paczkę dokumentów elektronicznych, obejmuje łącznie cały zbiór dokumentów w niej zawartych. Złożenie podpisu pod paczką, jak i pod każdym dokumentem z osobna daje taki sam efekt, tj. dokument elektroniczny jest opatrzony podpisem elektronicznym. Zatem dokument elektroniczny stanowiący element archiwum podpisanego właściwym podpisem elektronicznym jest podpisany tym podpisem. Podpis elektroniczny bowiem dotyczy danych zawartych w dokumentach elektronicznych, a nie fizycznie samego dokumentu. Zaznaczyć przy tym należy, iż weryfikacja podpisu elektronicznego złożonego pod paczką skompresowanych plików oraz jego powiązania z konkretnym dokumentem elektronicznym zawartym w paczce będzie możliwa tylko w przypadku, gdy zamawiający będzie posiadał dostęp do całego podpisanego archiwum.

6. Kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Zgodnie z tym rozporządzeniem zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

1) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,

2) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,

3) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

7. Podpis zaufany. Podpisanie dokumentu elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego jest dostępne dla użytkownika posiadającego profil zaufany. Profil zaufany jest podpisem potwierdzającym tożsamość w kontaktach on-line z urzędami i załatwieniu sprawy poprzez np. ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS, praca.gov.pl – czyli na platformach urzędowych. Podpis zaufany, potwierdzony profilem zaufanym, zastępuje w kontaktach z podmiotami publicznymi podpis własnoręczny.

8. Podpis osobisty. Podpis osobisty to rodzaj zaawansowanego podpisu elektronicznego. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.

Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Podpis osobisty może być wykorzystywany również w kontaktach z podmiotami innymi niż publiczne, ale tylko jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. Podpis osobisty może służyć m.in. do podpisu dokumentów elektronicznych wysyłanych do urzędu.