Art. 28

Podstawa ustalenia wartości zamówienia

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

---

1. Uwagi ogólne. Przepisy działu I rozdziału 5 Pzp, tj. art. 28–36 Pzp, regulują problematykę ustalania wartości zamówienia. Umiejscowienie tych przepisów w dziale I zatytułowanym „Przepisy ogólne” oznacza, że przepisy te mają zastosowanie do wszystkich rodzajów zamówień wymienionych w Pzp oraz do szczególnych instrumentów i procedur w zakresie zamówień klasycznych (dział IV Pzp). Przepisy działu I rozdziału 5 znajdą też zastosowanie w przypadku, gdy od dokonania czynności ustalenia wartości zamówienia uzależniona jest ocena m.in., czy Pzp znajduje zastosowanie do udzielenia zamówienia (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp) lub czy podmiot dokonujący zakupów jest zamawiającym w rozumieniu jej przepisów (art. 6 Pzp).

2. Funkcje wartości zamówienia. Ustalenie wartości zamówienia publicznego jest podstawową czynnością na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia. Czynność ta spełnia przede wszystkim funkcję proceduralną i weryfikacyjną dla przygotowywanego postępowania.

Najistotniejsza dla przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest funkcja proceduralna. Ustalona wartość zamówienia, będąca wynikiem oszacowania, określa zakres obowiązków proceduralnych po stronie zamawiającego i przesądza o zastosowaniu właściwej procedury udzielenia zamówienia. W szczególności od wartości zamówienia uzależnione jest miejsce opublikowania ogłoszenia o zamówieniu czy terminy na wykonanie czynności w postępowaniu. Jeżeli wadliwe ustalenie wartości zamówienia przyjmie postać kwalifikowaną, np. zamawiający na podstawie wadliwego oszacowania dokona wyboru procedury udzielenia zamówienia, do której nie był uprawniony, może to doprowadzić do konieczności unieważnienia postępowania.

Funkcja weryfikacyjna wartości zamówienia publicznego służy zapoznaniu się zamawiającego z realną wyceną przygotowywanego zamówienia publicznego. Skutkiem weryfikacji może być kontynuacja czynności, tj. wszczęcie przedmiotowego postępowania. Ustalenie wartości zamówienia może także skutkować rezygnacją z wszczęcia postępowania, jeżeli np. wartość zamówienia przekroczy założenia zamawiającego co do wyceny przedmiotu zakupu, a zamawiający nie ma możliwości zwiększenia wydatków.

3. Podstawa ustalenia wartości zamówienia. Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia wartości zamówienia, ograniczając się do wskazania podstawy jej ustalenia oraz wskazując zakres przedmiotowy. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest więc całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy. Oznacza to, że przy ustaleniu wartości zamówienia niezbędne jest uwzględnienie wszystkich jego elementów, także ewentualnych świadczeń dodatkowych. W przypadku ustalania wartości na roboty budowlane konieczne będzie uwzględnienie także wartości niezbędnych usług i dostaw. W przypadku zamówień, w których przewidziana jest opcja – także wartość tej opcji. Szczegółowe zasady uwzględniania wartości świadczeń dodatkowych określono odpowiednio w art. 31–33 Pzp.

W ślad za art. 5 ust. 1 dyrektywy klasycznej podstawą obliczenia wartości zamówienia jest całkowita przewidywana kwota należna za zrealizowanie przedmiotu zamówienia, bez podatku od towarów i usług (VAT). Wartość zamówienia wyrażona będzie zawsze w kwotach netto.

Ustawodawca wymaga, aby wartość zamówienia ustalona została z należytą starannością. Pojęcie należytej staranności występuje w art. 355 § 1 Kc, w którym wskazano, że dłużnik zobowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, a należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności. Wzorzec należytej staranności powinien mieć charakter obiektywny. Ustalenie wartości zamówienia z należytą starannością oznacza wybór właściwej metody dokonania takiego szacunku oraz zastosowanie adekwatnych technik ustalenia szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy. Miarą należytej staranności jest jej rzetelność prowadząca do ustalenia wartości zamówienia w kwocie możliwie najbliżej cenie rynkowej tego zamówienia.

Podsumowując, wartość zamówienia powinna być jak najbardziej zbliżona do ceny rynkowej tego zamówienia, w najszerszym przewidywanym jego zakresie (z uwzględnieniem potencjalnych opcji, świadczeń dodatkowych itp.) oraz być wyrażona w kwotach netto. Oznacza to w szczególności, że aby dokonać ustalenia wartości zamówienia, niezbędne jest wcześniejsze zdefiniowanie przedmiotu zamówienia.

4. Techniki ustalenia szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy z należytą starannością. Ze względu na różnorodność zamówień i okoliczności, w jakich są udzielane, Pzp nie definiuje technicznych aspektów, jakimi powinien kierować się zamawiający, dokonując ustalenia wartości zamówienia. Zastosowanie odpowiednich technik jest jednak niezbędne, aby wykazać należytą staranność przy ustalaniu wartości zamówienia, a więc w uproszczeniu – jego rynkowej wyceny. W okolicznościach, gdy zamawiający posiada wystarczającą wiedzę lub kompetencję co do rzeczywistej wyceny przedmiotu zamówienia przez potencjalnych wykonawców, np. dysponuje pracownikiem posiadającym kompetencje z zakresu przedmiotu zamówienia, może oszacować tę wartość bezpośrednio i samodzielnie. W okolicznościach natomiast, gdy zamawiającemu nie jest znana rynkowa wycena przedmiotu zamówienia lub gdy zamawiający uważa za celowe i zasadne zweryfikowanie własnych ustaleń, zamawiający może wystąpić o wsparcie w przedmiocie ustalenia wartości zamówienia do podmiotów trzecich. Dopuszczalne jest zwrócenie się przez zamawiającego do podmiotów profesjonalnych prowadzących działalność gospodarczą w przedmiocie zamówienia o przygotowanie kalkulacji cenowej, które może przybrać formę tzw. „zapytania cenowego” czy „rozeznania rynku”. Niezależnie od możliwości bezpośredniego wystąpienia do podmiotów profesjonalnych zamawiający może dokonać takiego ustalenia, posiłkując się danymi zaczerpniętymi ze stron internetowych czy katalogów cenowych wykonawców lub producentów. Zamawiający może skorzystać także z innych możliwości, np. doświadczenia innych zamawiających prowadzących postępowanie w podobnym przedmiocie. Zamawiający może dowolnie stosować różne techniki ustalenia prawidłowej wyceny przedmiotu zamówienia, kierując się specyfiką danego zamówienia oraz koniecznością ustalenia jego rynkowej wyceny.

Za ustalenie wartości zamówienia odpowiedzialny jest zawsze zamawiający. Oznacza to, że zamawiający nie jest związany wyceną przedstawioną przez podmioty zewnętrzne, nie występuje tu także żaden automatyzm w ustalaniu wartości zamówienia, polegający np. na wyciągnięciu średniej z przygotowanych wycen przez różne podmioty profesjonalne lub zebranych na rynku informacji cenowych. Otrzymane kalkulacje, wyceny czy „oferty ramowe” mają zawsze charakter informacyjny i w zamierzeniu mają stanowić wyłącznie źródło informacji dla zamawiającego.

Zważywszy, że ustalenie wartości zamówienia jest jedną z najistotniejszych czynności poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, na zamawiającym ciążą obowiązki związane z pisemnym udokumentowaniem podstaw ustalenia wartości zamówienia.