Dział XI
Kontrola udzielania zamówień
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Art. 597
Zasada współpracy organów kontroli, udostępnianie wyniku kontroli
1. Organy kontroli, w związku z przeprowadzaną kontrolą, współpracują ze sobą, wymieniając informacje o przeprowadzonych kontrolach i ich wynikach.
2. W przypadku powzięcia przez organ kontroli informacji o przeprowadzonej wcześniej kontroli danego zamówienia przez inny organ kontroli, organ ten:
1) zwraca się z wnioskiem o udostępnienie informacji o jej wyniku, w tym dokumentu kończącego kontrolę, do organu, który tę kontrolę przeprowadził, chyba że uzyskał tę informację w inny sposób;
2) uwzględnia wyniki przeprowadzonej wcześniej kontroli innego organu kontroli.
3. Organ kontroli udostępnia informację, o której mowa w ust. 2, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o jej udostępnienie.
4. Zamawiający niezwłocznie po wszczęciu kontroli informuje organ kontroli o przeprowadzonej wcześniej kontroli danego zamówienia przez inny organ kontroli i udostępnia jej wyniki.
1. Zasada współpracy. Art. 597 Pzp nakłada na określone w tej ustawie organy kontroli obowiązek podjęcia współpracy mającej na celu wymianę informacji zarówno o przeprowadzonych u zamawiających kontrolach, jak również o ich wynikach. Zasada współpracy nie ingeruje w indywidualne kompetencje kontrolne poszczególnych organów kontroli przyznane im na mocy przepisów odrębnych, ale wprowadza dodatkowe standardy prowadzenia kontroli służące skoordynowaniu i ujednoliceniu tego systemu. Podjęcie współpracy ma charakter obligatoryjny, co oznacza, że organy kontroli są zobowiązane do wzajemnego udostępniania informacji oraz wyników przeprowadzonych kontroli. Ustawodawca, nakładając na organy kontroli taki obowiązek, przewidział również forum prowadzenia tej współpracy oraz wymiany poglądów – tą płaszczyzną jest powołany na mocy art. 493 Pzp Komitet do spraw Kontroli w Zamówieniach Publicznych. Komitet ten nie tylko monitoruje i analizuje działalność wskazanych w Pzp organów kontroli, ale również urzeczywistnia wyrażoną w przepisie art. 597 ust. 1 Pzp zasadę współpracy poprzez zapewnienie możliwości prowadzenia współpracy i stworzenie forum dla wszystkich instytucji kontrolujących zamówienia.
2. Udostępnianie wyniku kontroli. Kolejnym narzędziem służącym ujednoliceniu sposobu przeprowadzania kontroli udzielania zamówień jest – po pierwsze – udostępnianie informacji o wyniku przeprowadzonej kontroli oraz – po drugie – uwzględnienie wyniku przeprowadzonej wcześniej kontroli innego organu kontroli. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku ustawodawca nałożył na organ kontroli obowiązek ustawowy. Oznacza to, że w przypadku powzięcia informacji o przeprowadzonej wcześniej kontroli danego zamówienia po stronie organu kontroli istnieje obowiązek zwrócenia się z wnioskiem o udostępnienie informacji o wyniku przeprowadzonej kontroli z uwzględnieniem dokumentu kończącego kontrolę. Jedynymi sytuacjami wyłączającymi obligatoryjność wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie wyniku kontroli jest uzyskanie tej informacji w inny sposób lub brak wiedzy o przeprowadzonej wcześniej kontroli danego postępowania przez inny organ kontroli. W dalszej kolejności organ kontroli jest zobowiązany uzyskaną w powyższy sposób informację o wyniku kontroli uwzględnić. W tym miejscu należy podkreślić, że dyspozycje zawarte w art. 597 ust. 2 Pzp są skierowane i dotyczą wyłącznie organów kontroli wymienionych w katalogu zawartym w przepisie art. 596 ust. 2 Pzp oraz odnoszą się wyłącznie do kontroli prowadzonej w zakresie kryterium legalności. Niezależnie od obowiązku udostępnienia wyników kontroli przez organy kontroli ustawodawca zobowiązał również zamawiającego do niezwłocznego poinformowania organu, który wszczął kontrolę, o przeprowadzeniu wcześniej kontroli danego zamówienia, a także do udostępnienia jej wyniku.
3. Termin. Informację o wyniku kontroli, w tym dokument kończący kontrolę, organ kontroli udostępnia w odpowiedzi na złożony wniosek niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o jej udostępnienie. Termin ten ma charakter instrukcyjny.
4. Uwzględnienie wyników kontroli. Zasada współpracy i uwzględniania wyników kontroli przeprowadzonych przez Prezesa Urzędu lub inne organy kontroli ma na celu ograniczenie przypadków odmiennych interpretacji przepisów lub dublowania postępowań kontrolnych u tych samych zamawiających. Zasadniczym założeniem tej regulacji było stworzenie organom kontroli formalnej podstawy współpracy, w tym przypadku poprzez wymianę informacji o zakończonych kontrolach, a tym samym ograniczenie odrębnych interpretacji przepisów w formułowanych przez organy kontroli wnioskach dotyczących tego samego postępowania o udzielenie zamówienia. Nie oznacza to jednak harmonizacji przepisów dotyczących kontroli prowadzonych przez różne organy, w tym przede wszystkim celu kontroli, który może zostać formułowany odmiennie dla poszczególnych organów kontroli. Oznacza to, że kontrola zamówień publicznych powinna być dokonywana w zgodzie z przepisami zawartymi w Pzp, a także przepisami odrębnymi właściwymi dla poszczególnych organów. Zatem sposób i zakres uwzględnienia wyników kontroli innego organu kontroli jest uzależniony od regulacji dotyczących prowadzenia kontroli przez organ rozważający takie uwzględnienie, a tym samym nie oznacza to automatyzmu w działaniu organu kontroli. Z tym wiąże się uprawnienie organu kontroli do zwrócenia się do Prezesa Urzędu na podstawie art. 469 pkt 23 Pzp o wydanie opinii w przypadku wystąpienia wątpliwości interpretacyjnych co do przepisu Pzp pomiędzy organami kontroli.
Ustalenia formy i sposobu uwzględnienia wyników kontroli, to jest, czy możliwe jest odstąpienie od kontroli danego, kontrolowanego wcześniej postępowania lub przyjęcie za własne wyników kontroli prowadzonej przez inny organ kontroli, czy też konieczne jest przeprowadzenie czynności kontrolnych – należy dokonać w oparciu o przepisy właściwe dla konkretnego organu kontroli w określonej sytuacji faktycznej. Zasadą jest jednak ekonomika postępowania kontrolnego, a zatem unikanie powtarzania kontroli tego samego postępowania, a jeśli nie jest to możliwe – formułowania odmiennych ocen.
5. Opinia Prezesa Urzędu. W przypadku gdy wystąpią rozbieżne interpretacje przepisów Pzp przez organy kontroli, na przykład w procesie uwzględniania wyników kontroli przez organy kontroli, pożądane jest, aby ograniczyć rozbieżności we wnioskach formułowanych przez różne organy w wyniku kontroli tego samego postępowania. W tym kontekście rola Prezesa Urzędu sprowadza się do wydawania stanowisk (opinii) na wniosek organów kontroli w związku z wątpliwościami interpretacyjnymi dotyczącymi stosowania przepisów Pzp. Mając na uwadze, że Prezes Urzędu nie został wyposażony w narzędzia prawne, które przyznawałyby mu przesądzający wpływ na sposób, zakres i rezultaty kontroli dokonywanej przez poszczególne organy, rozstrzygnięcia te nie będą wiążące dla organów kontroli.