Art. 351

Charakter informacji o planowanych kosztach

Uczestnicy konkursu składają prace konkursowe wraz z informacjami o planowanych łącznych kosztach wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej, chyba że ze względu na specyfikę przedmiotu konkursu nie jest możliwe określenie kosztów.

---

1. Uwagi ogólne. Przydatność pracy konkursowej dla zamawiającego, niezależnie od rodzaju przewidywanej nagrody (w szczególności jednak w konkursie, w którym nagrodą jest zaproszenie do udzielenia zamówienia z wolnej ręki lub negocjacji bez ogłoszenia), jest uzależniona od kosztów, jakie poniesie zamawiający w celu wykonania prac na jej podstawie. Praca o najwyższym poziomie artystycznym, technicznym, funkcjonalnym lub innym, ale przekraczająca znacznie możliwości finansowe zamawiającego, będzie dla niego nieprzydatna, gdyż zamawiający nie będzie mógł zrealizować prac (robót budowlanych, usług czy dostaw) na jej podstawie. W celu „dostosowania” jakości i zakresu pracy konkursowej do możliwości finansowych zamawiającego przepisy dotyczące konkursu przewidziały dwie instytucje. Zgodnie z art. 333 ust. 2 pkt 4 Pzp zamawiający w regulaminie informuje uczestników konkursu o maksymalnym planowanym łącznym koszcie wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej. Z kolei w świetle art. 351 Pzp uczestnik konkursu jest zobowiązany w pracy konkursowej (lub załączonym do niej dokumencie) poinformować o planowanych kosztach prac realizowanych na jej podstawie. Poprzez „prace realizowane na podstawie pracy konkursowej” w obu przypadkach należy rozumieć nie tylko usługi wykonywane na podstawie pracy konkursowej, ale wszystkie zamówienia, które doprowadzą do jej pełnej realizacji. Takimi pracami będą np. roboty budowlane, jeśli praca konkursowa jest pracą architektoniczną lub urbanistyczną, albo koszty związane z dostępem do licencji, oprogramowania czy istniejących rozwiązań IT, jeśli praca jest pracą z zakresu IT.

2. Charakter informacji o planowanych kosztach. Zarówno informacja zamawiającego wskazana w regulaminie, jak i informacja uczestnika konkursu mają jedynie ramowy charakter. Informacji o planowanych kosztach prac zamawiającego nie należy łączyć z koniecznością oszacowania przez niego wartości ewentualnych zamówień na podstawie art. 28 i nast. Pzp. Zarówno jedna, jak i druga wielkość liczbowa może ulec zmianie na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, np. z uwagi na znaczny wzrost cen materiałów czy określony przez zamawiającego rozkład i charakter ryzyk kontraktowych.

Bezsprzeczne jest jednak, że zamawiający jest związany określoną przez siebie kwotą na etapie prowadzenia konkursu. Zamawiający musi mieć świadomość, że uczestnicy konkursu w składanych pracach konkursowych będą stosowali takie rozwiązania, których przełożenie na konkretne prace realizacje nie będzie odbiegać znacząco od kwoty wskazanej w regulaminie. W ten sam sposób wartością ustaloną przez zamawiającego będzie też związany sąd konkursowy. Nie będzie zatem dopuszczalne wybranie pracy konkursowej, która znacznie przekracza ramowe ustalenia zamawiającego co do finansowego zakresu prac na etapie realizacyjnym. Nie można też wykluczyć sytuacji, gdy zamawiający wskaże, że rozwiązanie nie może przekraczać wskazanych przez zamawiającego ram finansowych. Wówczas znajdzie wprost zastosowanie art. 345 ust. 2 Pzp stanowiący, że praca konkursowa nieodpowiadająca ogłoszeniu o konkursie lub regulaminowi konkursu nie podlega ocenie.

W momencie przygotowania regulaminu konkursu i składania pracy konkursowej oszacowanie przyszłych kosztów może być jedynie orientacyjne. W ramach badania merytorycznego pracy konkursowej konkursu sąd konkursowy może kierować do uczestnika konkursu wyjaśnienia także w zakresie przyjętej wartości ewentualnych prac realizowanych na skutek wyboru pracy. Informacja o planowanych kosztach podlega zatem ocenie sądu konkursowego.