Art. 20

Zasada prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia pisemnie i w języku polskim

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, prowadzi się pisemnie.

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.

3. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może dopuścić w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu możliwość złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty wstępnej, oferty podlegającej negocjacjom, oferty, oświadczeń lub innych dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

4. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może sporządzać dokumenty oraz dokonywać niektórych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w szczególności prowadzić negocjacje w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

---

1. Zasada pisemności prowadzenia postępowania. Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pisemnie oznacza zastosowanie w tym postępowaniu takich środków przekazu, które zapewniają wyrażanie informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jest to konsekwencją przyjęcia w art. 7 pkt 16 Pzp definicji pojęcia „pisemność”. Zasada pisemności stanowi wsparcie dla realizacji zasady przejrzystości postępowania, ale także dla pozostałych fundamentalnych dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zasad: zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Istotą jej jest zapewnienie możliwości prześledzenia i utrwalenia procesu udzielania zamówienia, co ma znaczenie nie tylko dla wykonawców i korzystania przez nich ze środków ochrony prawnej, ale również dla organów kontroli i samego zamawiającego, który może w ten sposób wykazać poprawność swoich działań. Pisemność odnosi się do informacji, które można odczytać i powielić, a nie tylko do informacji przekazywanych w postaci papierowej. Wyjątkiem od zasady pisemności jest komunikacja ustna dopuszczona w okolicznościach wymienionych w art. 61 ust. 2 Pzp. Przepis ten uznaje dopuszczalność komunikacji ustnej w toku negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, potwierdzenia zainteresowania, ofert lub prac konkursowych, o ile treść takiej komunikacji ustnej jest udokumentowana.

Pojęcie pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie oznacza przekazywania dokumentów, oświadczeń i informacji wyłącznie w postaci papierowej, ale przede wszystkim w postaci elektronicznej ze względu na zasadę komunikacji elektronicznej przyjętej w Pzp (art. 61 ust. 1 Pzp). Pisemne oświadczenia i zawiadomienia, do których nawiązuje Pzp, są przekazywane z zasady w postaci elektronicznej (o ile inny sposób komunikacji, jak np. w postępowaniach w dziedzinach obronności lub bezpieczeństwa, nie jest dopuszczony samą ustawą). Przy czym trzeba pamiętać, że do środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z definicją, nie należy faks.

Zasada pisemności nie dotyczy wyłącznie komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, ale również dokumentowania przebiegu postępowania przez zamawiającego, czyli sporządzania protokołu postępowania.

2. Zasada pisemności a forma pisemna. Nie należy utożsamiać zasady pisemności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego z formą pisemną. W przypadkach, w których Pzp wymaga formy pisemnej, należy przez to rozumieć formę określoną art. 78 § 1 Kc zdanie pierwsze, zgodnie z którym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Warto zauważyć, że na gruncie Kc oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (por. art. 781 § 2 Kc), natomiast do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (por. art. 781 § 1 Kc).

3. Zasada prowadzenia postępowania w języku polskim. Zasada ta odnosi się do komunikacji w postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego, ale przede wszystkim do wytwarzania dokumentów zamówienia, w tym SWZ lub OPW, ogłoszenia, a także protokołu, zawiadomień, wyjaśnień i informacji sporządzanych przez zamawiającego. Zasada prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w języku polskim jest zgodna w tym zakresie z ustawą o języku polskim. Zgodnie z tą ustawą podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie do oświadczeń woli, podań i innych pism składanych: konstytucyjnym organom państwa; organom jednostek samorządu terytorialnego i podległych im instytucjom w zakresie, w jakim wykonują zadania publiczne; terenowym organom administracji publicznej; instytucjom powołanym do realizacji określonych zadań publicznych; organom, instytucjom i urzędom podległym konstytucyjnym organom państwa i terenowym organom administracji publicznej, powołanym w celu realizacji zadań tych organów, a także organów państwowych osób prawnych w zakresie, w jakim wykonują zadania publiczne; organom samorządu innego niż samorząd terytorialny oraz organom organizacji społecznych, zawodowych, spółdzielczych i innym podmiotom wykonującym zadania publiczne (art. 4 i 5 ustawy o języku polskim).

4. Wyjątki związane z prowadzeniem postępowania w języku polskim. Wyjątki związane z prowadzeniem postępowania w języku polskim przewiduje art. 20 ust. 3 Pzp i art. 20 ust. 4 Pzp. Są one przewidziane dla uzasadnionych przypadków odstępstwa od posługiwania się językiem polskim zarówno w odniesieniu do dokumentów składanych przez wykonawców, jak i w odniesieniu do dokumentów sporządzanych przez zamawiającego. Odstępstwo w odniesieniu do dokumentów pozyskiwanych od wykonawcy jest możliwe pod warunkiem dopuszczenia takiej możliwości przez zamawiającego w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu, o ile jest to uzasadnione okolicznościami, a więc np. prowadzeniem postępowania poza granicami Polski i udziałem w nim lokalnych wykonawców, specjalistycznej dokumentacji technicznej sporządzanej w języku obcym. Odstępstwo to dotyczyć może dopuszczenia złożenia przez wykonawcę wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty wstępnej, oferty podlegającej negocjacjom, oferty, oświadczeń lub innych dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Odstępstwo od zasady prowadzenia postępowania w języku polskim w odniesieniu do zamawiającego może również mieć miejsce tylko w uzasadnionych przypadkach, które zamawiający będzie w stanie racjonalnie uzasadnić, i może dotyczyć sporządzania dokumentów oraz dokonywania niektórych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w szczególności prowadzenia negocjacji w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. Jak się wydaje, również w tym przypadku, kierując się zasadą równego traktowania wykonawców i przejrzystości postępowania, zamawiający powinien o takim odstępstwie poinformować w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Nie ma podstaw, by jednoznacznie przesądzić, które z języków należą do języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym. Światowa Organizacja Handlu (WTO) sporządza swoje dokumenty w językach angielskim, francuskim i hiszpańskim, ale statystycznie do najczęściej używanych języków w handlu zaliczają się także język niemiecki, chiński, arabski, portugalski czy niderlandzki. Stąd wydaje się, że wybór określonego języka (czy języków) obcych dla celów postępowania będzie uwarunkowany raczej okolicznościami danego zamówienia, w szczególności charakterem zamówienia, potencjalnie zainteresowaną grupą wykonawców oraz możliwościami zamawiającego w tym zakresie – bardziej niż statystykami użycia określonego języka w handlu międzynarodowym. W odniesieniu do wymagań stosowania języka polskiego określonych ustawą o języku polskim warto zauważyć, że sama ta ustawa wskazuje również na wyjątki. W szczególności nie wymagają opisu w języku polskim ostrzeżenia i informacje dla konsumentów wymagane na podstawie innych przepisów, instrukcje obsługi oraz informacje o właściwościach towarów, jeżeli są wyrażone w powszechnie zrozumiałej formie graficznej, ale jeżeli formie graficznej towarzyszy opis, to opis ten powinien być sporządzony w języku polskim (art. 7a ust. 3 ustawy o języku polskim). Ponadto zasada stosowania języka polskiego przy wykonywaniu zadań publicznych nie dotyczy:

1) nazw własnych,

2) obcojęzycznych dzienników, czasopism, książek oraz programów komputerowych, z wyjątkiem ich opisów i instrukcji,

3) kształcenia i działalności naukowej w uczelniach, szkół i klas z obcym językiem wykładowym lub dwujęzycznych, nauczycielskich kolegiów języków obcych, nauczania innych przedmiotów oraz szkół doktorskich i działalności naukowej w innych podmiotach, jeżeli jest to zgodne z przepisami szczególnymi,

4) twórczości naukowej i artystycznej,

5) zwyczajowo stosowanej terminologii naukowej i technicznej,

6) znaków towarowych, nazw handlowych oraz oznaczeń pochodzenia towarów i usług,

7) norm wprowadzanych w języku oryginału zgodnie z przepisami o normalizacji.